Waarom Belgische bedrijven geen nieuwe HR-tool nodig hebben, maar een verbonden HR-ecosysteem

De meeste middelgrote bedrijven vertrouwen al op technologie om hun HR-activiteiten te beheren.

Ze gebruiken software voor loonadministratie, tijdregistratie, personeelsplanning, medewerkersbeheer, werving en selectie en rapportage. Veel van deze systemen presteren hun individuele taken waarschijnlijk redelijk goed.

Toch besteden HR-teams nog steeds een aanzienlijke hoeveelheid tijd aan:

• spreadsheet controleren;
• het overdragen van informatie tussen systemen;
• het corrigeren van tegenstrijdigheden;
• terugkomen op de goedkeuringen;
• verifiëren of wijzigingen juist zijn verwerkt.

Het probleem ligt daarom niet altijd bij de individuele instrumenten.

Het ontstaat voornamelijk tussen hen.

Wanneer digitale HR-processen handmatig blijven

Stel dat het werkrooster van een werknemer verandert.

Het nieuwe rooster wordt ingevoerd in een planningsstool. Diezelfde wijziging moet vervolgens:

• weergegeven in het tijdregistratiesysteem;
• doorgegeven aan de salarisadministratie;
• correct opgenomen in de personeelsrapportage;
• voor het einde van de loonperiode gecontroleerd door HR.

Wanneer een afwezigheid, dienstruil of contractwijziging wordt toegevoegd, moeten mogelijk meerdere mensen informatie bijwerken of verifiëren in verschillende systemen.

Elk systeem beheert één deel van het proces, maar geen enkel systeem overziet de volledige workflow.

Als gevolg hiervan wordt HR de verbinding tussen de verschillende tools.

Medewerkers versturen informatie per e-mail. Managers goedkeuren aanvragen in aparte omgevingen. Salarisadministratie ontvangt aan het einde van de maand een export. HR controleert vervolgens of alle wijzigingen correct zijn overgedragen.

De organisatie lijkt misschien gedigitaliseerd, terwijl een aanzienlijk deel van de coördinatie nog steeds handmatig plaatsvindt.

Versnippering veroorzaakt meer dan alleen administratief ongemak

Losse HR-processen kosten niet alleen tijd.

Ze maken het ook moeilijker om te bepalen welke informatie juist, volledig en actueel is.

Wanneer gegevens handmatig tussen systemen worden overgedragen:

• wijzigingen kunnen in het ene systeem zijn geregistreerd, maar in een ander ontbreken;
• goedkeuringen kunnen in postvakken blijven hangen;
• salarisfouten worden mogelijk pas aan het einde van de maand zichtbaar;
• rapporten kunnen een verouderd beeld van de organisatie geven;
• Werknemers kunnen met verschillende versies van dezelfde informatie werken.

De gevolgen reiken verder dan de afdeling HR.

Voor HR

Versnippering zorgt voor meer administratie, herhaalde controles en tijdrovende correcties.

Voor Financiën

Het vermindert het inzicht in de personeelskosten, loonwijzigingen en de operationele efficiëntie.

Voor het management

Het leidt tot tragere beslissingen op basis van informatie die mogelijk al verouderd is.

Voor IT

Elke extra stand-alone applicatie roept nieuwe vragen op over integraties, toegangsbeheer, systeemeigendom, beveiliging en gegevensstromen.

Fragmentatie is daarom geen gering operationeel ongemak. Het beïnvloedt de betrouwbaarheid en prestaties van de hele organisatie.

Een andere tool lost het onderliggende probleem zelden op

Wanneer een proces inefficiënt wordt, zoeken bedrijven vaak naar gespecialiseerde software.

Een planningsprobleem leidt tot een planningshulpmiddel. Een rapportageprobleem leidt tot een nieuw dashboard. Een inefficiënt goedkeuringsproces leidt tot een afzonderlijke applicatie.

Elke oplossing kan één individuele taak verbeteren, maar kan ook een andere grens binnen de bredere HR-workflow creëren.

De belangrijkste vraag is daarom niet:

Welke functionaliteit missen we nog?

Een nuttigere vraag is:

Hoe moet informatie door de gehele levenscyclus van een werknemer stromen?

Een verbonden HR-aanpak begint niet met afzonderlijke softwarecategorieën. Het begint met het volledige proces.

Organisaties moeten onderzoeken:

• hoe werknemersinformatie zich verplaatst van onboarding naar offboarding;
• hoe roosterplanning, urenregistratie en verzuimbeheer de loonadministratie beïnvloeden;
• welke goedkeuringen worden nog handmatig opgevolgd;
• welke bestaande systemen kunnen behouden blijven;
• waar integraties vereist zijn;
• welke informatie HR, Finance, IT en het management moeten kunnen inzien.

Het doel is niet simpelweg om individuele taken te digitaliseren. Het is om de volledige workflow eromheen te verbinden.

Wat een verbonden HR-ecosysteem verandert

Een verbonden HR-ecosysteem betekent niet noodzakelijkerwijs dat een bedrijf al zijn bestaande software moet vervangen.

Dit betekent dat systemen informatie kunnen uitwisselen en dat processen kunnen doorgaan zonder dat medewerkers in elke fase handmatig hoef te ingrijpen.

In een verbonden omgeving:

• wijzigingen met betrekking tot medewerkers worden beschikbaar waar dat nodig is;
• goedgekeurde aanvragen activeren automatisch de volgende stap;
• gewerkte uren en afwezigheden vloeien door naar de loonadministratie;
• onboarding-taken worden toegewezen aan de juiste teams;
• managementrapportages zijn gebaseerd op actuele gegevens;
• HR hoeft niet langer informatie te verzamelen uit verschillende los van elkaar staande bronnen.

De werkelijke waarde ligt niet in het aantal tools dat een bedrijf gebruikt.

Het ligt in het verkleinen van de hiaten die werknemers momenteel zelf moeten overbruggen.

Hoe dit er in de praktijk uitziet

Overweeg een wijziging in het werkrooster van een werknemer.

In een gefragmenteerde omgeving moet HR mogelijk handmatig de planningstool bijwerken, de loonadministratie informeren, tijdregistraties verifiëren en de rapportage aanpassen.

In een verbonden HR-ecosysteem kan één goedgekeurde wijziging automatisch beschikbaar komen in de relevante processen.

Hetzelfde principe is van toepassing op:

• onboarding en offboarding;
• contractwijzigingen;
• verlofaanvragen;
• dienstwissel;
• tijdsregistratie;
• salarisadministratie voorbereiden;
• managementrapportage.

In plaats van herhaaldelijk dezelfde informatie in te voeren en te controleren, werken teams met één aangesloten datastroom.

De Aisitec-aanpak

Aisitec brengt kernprocessen van HR samen binnen één flexibele omgeving, waaronder:

• HR-administratie;
• onboarding en offboarding;
• tijdregistratie;
• personeelsplanning;
• verlof- en afwezigheidsbeheer;
• contracten en goedkeuringsworkflows;
• salarisadministratie voorbereiden;
• rapportage en analyse.

Tegelijkertijd kan het platform verbinding maken met systemen die een organisatie al gebruikt, zoals salarisadministratiesystemen, ERP-systemen en externe infrastructuur voor workforce-management.

Hierdoor kunnen bedrijven hun volledige HR-workflow verbeteren zonder automatisch hun bestaande investeringen in technologie weg te gooien.

Het doel is niet om nog een applicatie naast de huidige systemen te plaatsen.

Het doel is om een structuur te creëren waarin HR-data, -processen en -verantwoordelijkheden daadwerkelijk met elkaar verbonden zijn.

Begin met het identificeren van de hiaten in het proces

Voordat organisaties nieuwe HR-software selecteren, moeten ze eerst onderzoeken waar informatie momenteel stopt.

Stel vragen zoals:

• Waar wordt dezelfde informatie meer dan eens ingevoerd?
• Welke wijzigingen moeten nog handmatig worden gecommuniceerd?
• Waar voeren HR en salarisadministratie herhaaldelijk dezelfde controles uit?
• Welke rapporten vereisen gegevens uit verschillende systemen?
• Welke goedkeuringen zijn afhankelijk van e-mails of individuele follow-up?
• Welke processen zijn afhankelijk van één medewerker die weet waar alles is opgeslagen?
• Waar worden fouten meestal zichtbaar?
• Welke systemen moeten informatie uitwisselen, maar doen dat momenteel niet?

De antwoorden op deze vragen onthullen vaak meer dan een vergelijking van producteigenschappen.

De belangrijkste beslissing op het gebied van hr-technologie is niet altijd welk hulpmiddel een bedrijf als volgende moet toevoegen.

Het bepaalt hoe mensen, processen en systemen met elkaar verbonden kunnen blijven naarmate de organisatie groeit.

Ontdek wat een verbonden HR-ecosysteem in uw organisatie kan veranderen

Zijn uw HR-processen verspreid over verschillende tools, spreadsheets en handmatige overdrachten?

Tijdens een geleide Aisitec-demonstratie onderzoeken we hoe uw huidige HR-workflows zijn georganiseerd en laten we zien hoe administratie, planning, tijdregistratie, goedkeuringen, salarisvoorbereiding en rapportage kunnen samenwerken in één verbonden omgeving.

Een begeleide demo inplannen en ontdek hoe Aisitec in uw bestaande HR-landschap zou kunnen passen.