De verborgen kosten van versnipperde HR-systemen in middelgrote bedrijven

De kosten van HR-software zijn meestal eenvoudig te identificeren.

Licentiekosten worden vermeld op facturen. De implementatiekosten worden vooraf besproken. Onderhoud en ondersteuning zijn opgenomen in de jaarlijkse begroting.

De kosten van fragmentatie zijn veel moeilijker te zien.

Ze verschijnen niet als één enkele kostenpost. Ze zijn verdeeld over handmatige controles, dubbele gegevensinvoer, correcties, vertraagde rapportage en medewerkers die een deel van elke werkdag besteden aan het verplaatsen van informatie tussen verschillende systemen.

Voor middelgrote bedrijven kunnen deze verborgen kosten aanzienlijk worden.

Niet omdat één bepaald systeem slecht presteert, maar omdat meerdere systemen niet als één samenhangend geheel functioneren.

De tijd die verloren gaat tussen systemen

Als HR-administratie, planning, tijdregistratie en payroll niet met elkaar verbonden zijn, moet informatie voortdurend van het ene systeem naar het andere worden overgezet.

Het rooster van een medewerker verandert. Een afwezigheid wordt geregistreerd. Een contract wordt aangepast. Een manager keurt een verzoek goed.

Elke wijziging kan meerdere systemen beïnvloeden.

Als deze systemen niet automatisch communiceren, moet iemand ervoor zorgen dat de informatie overal correct wordt verwerkt.

Deze taak komt vaak bij HR, de salarisafdeling of een manager terecht die de gegevens handmatig vergelijkt.

Een enkele controle kan slechts enkele minuten duren.

Maar wanneer dezelfde actie elke maand tientallen of honderden keren wordt herhaald, ontstaat er een structurele kostenpost die zelden apart wordt gemeten.

Maar wanneer dezelfde actie elke maand tientallen of honderden keren wordt herhaald, ontstaat er een structurele kostenpost die zelden apart wordt gemeten.

Dubbele gegevensinvoer verhoogt het risico op fouten

Wanneer dezelfde informatie in verschillende systemen wordt ingevoerd, neemt de kans op inconsistenties toe.

Een wijziging kan in één systeem correct zijn verwerkt, terwijl deze in een ander systeem nog steeds ontbreekt.

Voorbeeld:

• een medewerker kan gekoppeld zijn aan verschillende afdelingen in afzonderlijke systemen;
• een contractwijziging kan niet doorgevoerd worden in de salarisadministratie;
• een nieuwe planning kan niet worden weergegeven in de tijdregistratie;
• een export kan nog steeds verouderde informatie bevatten;
• een afwezigheid kan op verschillende platforms anders worden geregistreerd.

Deze fouten worden vaak pas zichtbaar als ze financiële of operationele gevolgen hebben.

Bijvoorbeeld, een salarisberekening kan onjuist zijn, een rapport kan onverwachte cijfers bevatten of een werknemer merkt dat een afwezigheid onjuist is verwerkt.

De kosten beperken zich niet tot het corrigeren van de fout zelf.

Er is ook tijd nodig om te bepalen waar de fout vandaan komt, welke systemen moeten worden bijgewerkt en wie de correctie moet goedkeuren.

Het rapporteren wordt trager en minder betrouwbaar

Het management verwacht steeds meer actuele informatie over:

• loonkosten van de werknemers;
• afwezigheden;
• personeelsniveau;
• werkuren;
• productiviteit;
• contractstatus;
• werkgelegenheidsplanning.

Wanneer deze gegevens over verschillende systemen worden verdeeld, moeten rapporten eerst handmatig worden samengesteld.

De informatie wordt geëxporteerd, gecombineerd, gecontroleerd en soms aangepast voordat deze kan worden gebruikt.

Dit zorgt voor een vertraging tussen wat operationeel gebeurt en wat het management uiteindelijk ziet.

Een rapport kan technisch juist zijn, maar toch te laat worden uitgebracht om zinvolle richting aan te geven.

Daarom kunnen managementbeslissingen worden genomen op basis van gegevens die al verouderd zijn.

De verborgen kosten zijn niet alleen de tijd die wordt besteed aan het opstellen van het rapport.

Het is ook het risico op een trager of minder geïnformeerd besluitvormingsproces.

Fragmentatie creëert afhankelijkheid van individuen

In gefragmenteerde HR-processen wordt een aanzienlijk deel van de operationele kennis niet in het systeem opgeslagen.

Het wordt door individuele werknemers beheerd.

Ze weten het:

• waarvan de spreadsheet nog moet worden bijgewerkt;
• waarvoor de exportpayroll nodig is;
• waarvan de manager nog een herinnering nodig heeft;
• welke gegevens afkomstig zijn van welk systeem;
• waarvan welke uitzonderingen handmatig moeten worden gecorrigeerd;
• welke omkering nodig is wanneer de informatie niet overeenkomt.

Zolang die medewerkers beschikbaar zijn, lijkt het alsof het proces werkt.

Maar wanneer iemand afwezig is, een andere functie inneemt of de organisatie verlaat, wordt duidelijk hoeveel kennis structureel nooit is gedocumenteerd.

Dit creëert verschillende risico's:

• processen vertragen;
• fouten worden waarschijnlijker;
• verantwoordelijkheden worden onduidelijk;
• Het onboarding van nieuwe medewerkers wordt moeilijker;
• De operationele continuïteit is afhankelijk van specifieke individuen.

Gefragmenteerde systemen maken HR-processen daardoor kwetsbaarder en moeilijker te schalen.

Meer software betekent ook meer management

Elke nieuwe HR-applicatie brengt nieuwe verantwoordelijkheden met zich mee.

Gebruikersrechten moeten worden ingesteld. Gegevens moeten beveiligd zijn. Integraties moeten worden gehandhaafd. Updates moeten worden gecontroleerd. Medewerkers moeten worden opgeleid.

Voor IT betekent elke afzonderlijke applicatie een ander systeem dat moet worden beheerd en gecontroleerd.

Voor HR betekent dit een andere omgeving waarin werknemers en managers correct moeten functioneren.

De werkelijke kosten van een aanvraag omvatten dus meer dan alleen de licentekosten.

Het kan ook de volgende onderdelen omvatten:

• implementatie en configuratie;
• opleiding van medewerkers;
• gebruikersondersteuning;
• beveiligingsbeheer;
• toegangskontrol;
• integratieonderhoud;
• gegevenscorrecties;
• vendor management;
• interne documentatie.

De organisatie betaalt niet alleen voor de software.

Het betaalt ook de complexiteit die er rondom ontstaat.

De gevolgen nemen toe naarmate het bedrijf groeit.

In een kleine organisatie kunnen handmatige overschrijvingen nog steeds als beheersbaar worden beschouwd.

HR kent de medewerkers persoonlijk. Het aantal uitzonderingen is beperkt. De informatie kan relatief snel worden gecontroleerd.

Maar naarmate de organisatie groeit, neemt ook het aantal wijzigingen toe.

Er zijn er meer:

• medewerkers;
• contractsoorten;
• verplaatsingen;
• afwezigheden;
• managers;
• goedkeuringen;
• afdelingen;
• verplichte rapportagevereisten;
• Payroll-afwijkingen.

Wat ooit een praktische oplossing was, wordt geleidelijk een structureel knelpunt.

Meer medewerkers creëren niet alleen meer data.

Ze creëren ook meer verbindingen tussen processen, afdelingen en systemen.

Als deze koppelingen nog steeds handmatig zijn, kan de administratieve werkdruk sneller toenemen dan de organisatie zelf.

Van afzonderlijke tools naar een geconnecteerde workflow

De oplossing is niet noodzakelijkerwijs om alle bestaande software te vervangen.

De eerste stap is om vast te stellen waar de belangrijkste onderbrekingen in het proces plaatsvinden.

Organisaties moeten onderzoeken:

• Waar eindigt de informatie?
• Welke gegevens worden meer dan één keer ingevoerd?
• Welke controles bestaan er omdat systemen niet kunnen worden vertrouwd om informatie correct uit te wisselen?
• Welke rapporten vereisen elke maand hetzelfde handwerk?
• Welke processen zijn afhankelijk van spreadsheets of e-mail?
• Welke fouten komen herhaaldelijk voor?
• Welke systemen moeten informatie uitwisselen, maar doen dat momenteel niet?
• Welke processen zijn te sterk afhankelijk van individuele medewerkers?

Op basis van deze analyse kunnen bedrijven een geconnecteerd HR-ecosysteem ontwikkelen waarin gegevens op een betrouwbaardere manier worden uitgewisseld tussen administratie, planning, tijdregistratie, payroll, goedkeuringen en rapportage.

Het doel is niet alleen om een geïsoleerde taak te automatiseren.

Het doel is om de volledige workflow te verbeteren.

Hoe Aisitec een verbonden aanpak ondersteunt

Aisitec brengt kernprocessen van HR samen binnen één flexibele omgeving, waaronder:

• HR-administratie;
• planning en diensten;
• tijdregistratie;
• verlof- en afwezigheidsbeheer;
• contracten en goedkeuringen;
• onboarding en offboarding;
• salarisadministratie voorbereiden;
• rapportage en analyse.

Het platform kan indien nodig ook worden geïntegreerd met bestaande payroll-, ERP- en workforce-management systemen.

Dit stelt organisaties in staat hun HR-workflow te verbeteren zonder automatisch elk systeem dat ze al gebruiken te vervangen.

Het resultaat is een betrouwbaarder structuur met:

• mindere handoverprocedures met de hand;
• minder dubbele gegevensinvoer;
• betere en consistente informatie;
• snellere rapportage;
• duidelijkere verantwoordelijkheden;
• Verminderde afhankelijkheid van individuele medewerkers.

De hoogste kosten verschijnen zelden op een factuur

Gefragmenteerde HR-systemen kunnen voordeliger lijken wanneer bedrijven alleen de licentiekosten vergelijken.

Maar de grootste kosten worden vaak elders gevonden.

Ze verschijnen in:

• tijd die niet strategisch kan worden gebruikt;
• fouten die moeten worden onderzocht en gecorrigeerd;
• rapporten die te laat beschikbaar komen;
• processen die nog steeds afhankelijk zijn van individuele medewerkers;
• herhaalde controles tussen systemen;
• Operationele complexiteit die groeit met de organisatie.

De relevante vraag is dus niet alleen:

Hoeveel kost onze HR-software?

Een meer complete vraag is:

Hoeveel betalen we momenteel om losse systemen te laten samenwerken?

Identificeer waar fragmentatie uw organisatie kost

Besteden uw HR-teams te veel tijd aan het controleren van gegevens, het corrigeren van fouten of het combineren van informatie uit verschillende systemen?

Tijdens een demo van Aisitec onder begeleiding bekijken we hoe uw huidige HR-processen zijn georganiseerd en laten we zien hoe administratie, planning, tijdregistratie, goedkeuringen, salarisberekening en rapportage kunnen worden uitgevoerd in één geïntegreerde omgeving.

Ontdek waar fragmentatie verborgen kosten in uw organisatie creëert Het plannen van een demo met begeleiding.