La plupart des entreprises de taille moyenne s’appuient déjà sur la technologie pour gérer leurs activités RH.
Ils utilisent des logiciels pour la paie, le suivi des heures de travail, la planification des effectifs, l’administration des employés, le recrutement et la facturation. Beaucoup de ces systèmes accomplissent probablement leurs tâches respectives de manière raisonnablement bonne.
Pourtant, les équipes RH consacrent encore beaucoup de temps :
- vérifier des feuilles de calcul ;
- transfert d’informations entre les systèmes ;
- corriger les anomalies ;
- suivi des homologations ;
- vérifier que les modifications ont été traitées correctement.
Le problème n’est donc pas toujours lié aux outils individuels.
Il survient principalement entre eux.
Lorsque les processus RH numériques restent encore manuels
Imaginez que le planning de travail d’un employé change.
Le nouveau planning est intégré dans un outil de planification. Cette même modification doit ensuite être effectuée :
- réflecté dans le système de suivi du temps ;
- communiqué au service de paie ;
- inclu correctement dans les rapports de la main-d'œuvre ;
- vérifié par le service RH avant la fin de la période de paie.
Lorsqu’une absence, un changement de poste ou une modification du contrat est apportée, plusieurs personnes peuvent avoir besoin de mettre à jour ou de vérifier des informations dans différents systèmes.
Chaque système gère une partie du processus, mais aucun système ne supervise l’ensemble du processus.
En conséquence, le service RH devient le lien entre les différents outils.
Les employés envoient les informations par e-mail. Les managers approuvent les demandes dans des environnements distincts. La paie reçoit une exportation à la fin du mois. Le service RH vérifie ensuite que tous les changements ont été transférés correctement.
L’organisation peut paraître digitalisée, tandis qu’une partie substantielle de la coordination se fait toujours manuellement.
La fragmentation entraîne plus que des inconvénients administratifs
Les processus RH déconnectés coûtent non seulement du temps.
Ils rendent également plus difficile de déterminer quelles informations sont correctes, complètes et à jour.
Lorsqu'il y a un transfert manuel de données entre les systèmes :
- les modifications peuvent être enregistrées dans un système mais ne figurent pas dans un autre ;
- les approbations peuvent rester bloquées dans les boîtes aux lettres ;
- Les erreurs de paie ne peuvent être constatées qu’à la fin du mois ;
- Ces rapports peuvent présenter une vision dépassée de l’organisation ;
- Les employés peuvent travailler avec différentes versions de la même information.
Les conséquences vont au-delà du département ressources humaines.
Pour le personnel administratif
La fragmentation crée davantage de tâches administratives, des contrôles répétés et des corrections chronophages.
Pour les Finances
Cela réduit la visibilité des coûts liés au personnel, des changements dans les paies et de l’efficacité opérationnelle.
Pour la gestion
Cela conduit à des décisions plus lentes fondées sur des informations qui pourraient déjà être obsolètes.
Pour les IT
Chaque application autonome supplémentaire soulève de nouvelles questions concernant les intégrations, la gestion de l’accès, la propriété du système, la sécurité et les flux de données.
La fragmentation n’est donc pas une gêne opérationnelle mineure. Elle affecte la fiabilité et les performances de l’ensemble de l’organisation.
Un autre outil ne résout rarement le problème sous-jacent
Lorsque un processus devient inefficace, les entreprises recherchent souvent des logiciels spécialisés.
Un problème de planification conduit à un outil de planification. Un problème de reporting conduit à un nouveau tableau de bord. Un processus d’approbation inefficace conduit à une application distincte.
Chaque solution peut améliorer une tâche particulière, mais elle peut également créer une nouvelle barrière dans le cadre du processus de travail plus large en matière de ressources humaines.
La question la plus importante n'est donc pas :
Quelles fonctionnalités manquent-elles encore ?
Une question plus utile est :
Comment les informations devraient-elles circuler tout au long du cycle de vie des employés ?
Une approche RH connectée ne commence pas par des catégories de logiciels distinctes. Elle commence par le processus complet.
Les organisations devraient examiner :
- comment les informations relatives aux employés passent de la phase d’intégration à celle de démission ;
- comment la planification des horaires, le suivi des heures de travail et la gestion des absences affectent la paie ;
- Quelles homologations sont encore suivies de près manuellement ;
- quels systèmes existants peuvent rester en place ;
- lorsque des intégrations sont nécessaires ;
- les informations dont les ressources humaines, la finance, l'informatique et la direction ont besoin d'accéder.
L’objectif n’est pas simplement de numériser les tâches individuelles ; il s’agit de connecter l’ensemble du processus de travail qui les entoure.
Que fait changer un écosystème RH connecté
Un écosystème de gestion des ressources humaines connecté ne signifie pas nécessairement que l’entreprise doit remplacer tous ses logiciels existants.
Cela signifie que les systèmes peuvent échanger des informations et que les processus peuvent se poursuivre sans que les employés aient à intervenir manuellement à chaque étape.
Dans un environnement connecté :
- les changements d’employé sont disponibles partout où ils sont nécessaires ;
- Les demandes approuvées déclenchent automatiquement la phase suivante ;
- les heures de travail et les absences sont prises en compte lors de la préparation des états de paie ;
- Les tâches d’intégration sont assignées aux équipes appropriées ;
- les rapports de gestion sont fondés sur des données actualisées ;
- Le service RH n’a plus besoin de collecter des informations à partir de plusieurs sources distinctes.
La véritable valeur n'est pas liée au nombre d'outils utilisés par une entreprise.
Il consiste à réduire les lacunes que les employés doivent actuellement combler eux-mêmes.
Comment cela se passe en pratique
Considérons un changement dans le planning de travail d’un employé.
Dans un environnement fragmenté, le service RH devra peut-être mettre à jour l’outil de planification, informer la paie, vérifier les enregistrements de temps et adapter les rapports manuellement.
Dans un écosystème RH connecté, un changement approuvé peut automatiquement être disponible dans l’ensemble des processus concernés.
Le même principe s'applique à :
- l’intégration et la réintégration ;
- changements au contrat ;
- demandes de congé ;
- remplacement des employés ;
- enregistrement du temps ;
- Préparation des états de paie ;
- Rapportage de la direction.
Au lieu d’entrer et de vérifier à plusieurs reprises les mêmes informations, les équipes travaillent avec un flux de données connecté.
L'approche Aisitec
Aisitec regroupe les principaux processus RH dans un environnement flexible, notamment :
- Administration des ressources humaines ;
- l’intégration et la réintégration ;
- suivi du temps ;
- gestion du personnel ;
- gestion des congés et des absences ;
- contrats et flux de travail d’approbation ;
- Préparation des états de paie ;
- Rapports et analyses.
Parallèlement, la plateforme peut se connecter aux systèmes déjà utilisés par une organisation, tels que les solutions de paie, les systèmes ERP et les infrastructures de gestion des ressources humaines externes.
Cela permet aux entreprises de renforcer leur processus complet de gestion des ressources humaines sans devoir abandonner automatiquement leurs investissements technologiques existants.
L’objectif n’est pas de placer une autre application aux côtés des systèmes actuels.
L’objectif est de créer une structure dans laquelle les données, les processus et les responsabilités RH sont véritablement liés.
Commencez par identifier les lacunes du processus
Avant de choisir un nouveau logiciel de gestion des ressources humaines, les organisations devraient d’abord examiner où se trouve actuellement l’information.
Posez des questions telles que :
- Où est-il possible d’entrer les mêmes informations plus d’une fois ?
- Quels changements doivent-ils encore être communiqués manuellement ?
- Où les services RH et la paie effectuent-ils à plusieurs reprises les mêmes contrôles ?
- Quels rapports nécessitent-ils des données provenant de plusieurs systèmes ?
- Quelles approbations dépendent-elles d’e-mails ou d’un suivi individuel ?
- Quels processus dépendent du fait que l’un des employés sache où tout est stocké ?
- Où apparaissent généralement les erreurs ?
- Quels systèmes doivent-ils échanger des informations mais ne le font-ils pas actuellement ?
Les réponses à ces questions révèlent souvent davantage que la comparaison des caractéristiques des produits.
La décision la plus importante en matière de technologie RH n’est pas toujours de savoir quel outil une entreprise devrait ajouter ensuite.
Il s’agit de déterminer comment les personnes, les processus et les systèmes peuvent rester connectés à mesure que l’organisation se développe.
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Vos processus RH sont-ils répartis sur plusieurs outils, des feuilles de calcul et des échanges manuels ?
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