Dans le secteur de l'hôtellerie, un changement dans l'horaire des employés n'affecte rarement uniquement celui-ci.
Une absence inattendue affecte le niveau de personnel. Un changement de poste modifie le nombre d’heures travaillées. Le personnel supplémentaire recruté lors d’un week-end chargé doit être correctement enregistré. En fin de compte, toutes ces modifications doivent également être reflétées avec précision dans les états de paie et les rapports.
Cependant, de nombreuses entreprises du secteur de l'hôtellerie continuent de considérer la planification du personnel comme une opération distincte.
Le planning indique qui travaille quand, mais il ne précise pas automatiquement ce que signifie un changement pour la gestion des ressources humaines, les absences, les conditions contractuelles, les coûts salariaux ou la présentation des rapports à la direction.
C’est là que commence la véritable complexité.
Un calendrier n'est qu'une étape d'un processus plus vaste
Un hôtel, un restaurant, une entreprise de restauration ou une organisation d’événements fonctionne avec une structure de personnel qui change constamment.
Il existe des employés permanents, du personnel temporaire, des contrats à temps partiel, des quarts de nuit, des heures de travail le week-end, des remplacements et des changements de dernière minute. Les besoins en personnel varient également en fonction des réservations, des événements, des saisons et des périodes de forte demande imprévues.
Un outil de planification peut aider à répartir les employés entre les différents horaires.
Mais dès que quelqu'un est absent, qu'il assume un travail supplémentaire ou qu'il se déplace dans un autre lieu, plusieurs autres processus doivent suivre.
Qui enregistre l’ajustement ? Les heures correctes sont-elles transférées ? La non-présence a-t-elle été traitée correctement ? Le changement affecte-t-il le calcul des coûts salariaux ? Le management peut-il voir immédiatement l’impact sur les coûts de la main-d’œuvre ?
Lorsque la planification n’est pas liée au reste du processus de gestion des ressources humaines, les employés doivent s’occuper de ces relations eux-mêmes.
La véritable pression réside dans les exceptions
Les horaires standard ne sont rarement le problème principal.
La difficulté réside dans tout ce qui les dérange.
Un employé déclare être malade peu avant le début d’un travail. Un remplaçant prend seulement une partie des heures. Un manager ajuste le planning, mais la paie ne reçoit pas le changement avant plus tard. Un employé temporaire travaille dans plusieurs sites. Une période intense nécessite un personnel supplémentaire qui doit ensuite être vérifié et traité correctement.
Dans de telles situations, une série de messages, de feuilles de calcul et d’ajustements manuels se développe rapidement.
Le problème immédiat de la programmation peut être résolu, mais le processus complet ne le sera pas.
Cela crée des contrôles supplémentaires pour le personnel RH, une incertitude pour les employés et une visibilité réduite pour le service financier et la direction.
La planification sans contexte RH offre une image incomplète
Un horaire de travail indique qui est prévu pour travailler.
Cela ne signifie pas nécessairement :
- les conditions contractuelles dans lesquelles une personne travaille ;
- les absences qui ont déjà été enregistrées ;
- quelles homologations sont encore en attente ;
- le nombre d’heures supplémentaires ou de nuit accumulées ;
- quelle information le service de paie exige ;
- le coût de la main-d'œuvre actuelle pour une période donnée.
Lorsque ces informations sont diffusées à travers différents systèmes, il reste difficile d’agir rapidement et de manière fiable.
Un responsable opérationnel peut ajuster le calendrier, tandis que le service RH découvre plus tard que cette modification n’a pas été correctement traitée. Le service financier ne peut voir les coûts que lorsque le bordereau de paie a été établi. Les employés peuvent également recevoir des informations claires concernant leurs heures de travail ou leurs absences trop tard.
Le calendrier peut fonctionner, mais l’organisation qui l’accompagne reste occupée à remédier aux conséquences ultérieures.
L'accueil exige un processus de travail collaboratif
Pour les entreprises du secteur de l'accueil, la planification du personnel doit faire partie d'un processus de travail plus global.
Un changement dans le calendrier devrait se répercuter sur le suivi des temps de travail, la gestion des absences, les autorisations, la paie et les rapports.
Lorsque l’un des employés prend en charge un poste de travail, les informations correctes doivent être disponibles pour tous les processus concernés.
Lorsqu'une personne est absente, le planning ne doit pas être le seul à changer. L'enregistrement, le suivi et le traitement financier doivent également être effectués correctement.
Lorsque la direction souhaite disposer d’informations sur le niveau de dotation en personnel ou les coûts salariaux, cette analyse doit être fondée sur des données actuelles, et non sur des informations qui doivent d’abord être collectées à partir de plusieurs systèmes.
C’est la différence entre une solution de planification des ressources humaines et un écosystème RH connecté.
L'approche Aisitec
Aisitec relie la planification de la main-d'œuvre à la gestion des ressources humaines, le suivi des heures de travail, la gestion des congés, les autorisations, les processus de paie et les rapports.
En conséquence, un changement n’est plus considéré comme une information isolée, mais comme une composante intégrante du processus de travail de l’employé.
La plateforme peut également être adaptée à des structures de personnel complexes et être connectée aux systèmes et infrastructures existants.
Pour les entreprises du secteur de l’hôtellerie, cela signifie moins de transferts manuels, un risque d’erreur plus faible et une meilleure compréhension des changements apportés au calendrier par rapport à ce qu’ils signifient réellement pour l’organisation.
Non seulement planifier qui travaillera, mais aussi comprendre ce qui se passera ensuite
Une planification des effectifs précis est essentielle pour les entreprises du secteur de l'hôtellerie.
Mais la planification en soi n’est pas suffisante.
Une véritable efficacité se manifeste lorsque chaque changement est automatiquement lié aux processus qui le suivent.
La question la plus importante n’est donc pas seulement :
Qui travaille et quand ?
Mais aussi :
Que doit-on faire dès que le calendrier change ?
C’est là que la gestion des effectifs commence à refléter la réalité opérationnelle de l’hôtellerie.
Voyez comment la planification des effectifs fonctionne concrètement
Découvrez comment Aisitec permet de connecter la planification des horaires, le suivi des temps de travail, les absences, les processus de paie et les rapports dans un seul environnement RH.
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