Les systèmes ERP constituent la colonne vertébrale de nombreuses organisations.
Ils relient les fonctions financières, d’approvisionnement, d’inventaire, de vente et autres processus métier au sein d’un environnement central. Pour les organisations qui nécessitent une plus grande structure, un contrôle et une cohérence, un système ERP peut donc apporter une valeur considérable.
Le problème n’existe pas parce que les systèmes ERP ne sont pas suffisamment puissants.
Cela se produit lorsque les entreprises s’attendent à ce qu’un module général de ressources humaines offre la même profondeur qu’une plateforme spécifiquement conçue pour les processus RH complexes.
Si le rôle de la fonction RH consiste principalement à gérer les données de base relatives aux employés, à gérer les absences simples et à fournir des rapports standard, un module ERP peut suffire.
Mais dès que la réalité de la main-d'œuvre devient plus complexe, les limites commencent à devenir visibles.
La gestion des ressources humaines est bien plus qu’un simple registre des employés
Dans de nombreux systèmes ERP, le service RH commence par un profil central des employés.
Cela peut inclure des données personnelles, des informations relatives aux contrats, des départements et éventuellement des absences ou des inscriptions de base. Cela constitue un point de départ important, mais ne représente pas l’ensemble des opérations quotidiennes en matière de ressources humaines.
Une organisation de taille moyenne doit également souvent gérer :
- différents types de contrat ;
- jours de travail, nuit et week-end ;
- horaires de travail variables ;
- remplacements de dernière minute ;
- de nombreux sites ;
- flux de travail pour les congés et les absences ;
- processus d’approbation ;
- l’intégration et la réintégration ;
- Préparation des états de paie ;
- Rapports à la direction RH, Finances et Management.
Ces processus ne fonctionnent pas indépendamment les uns des autres.
Un changement de planning peut affecter le suivi des temps, les absences, les conditions de contrat et la paie. Une modification du contrat peut nécessiter un nouveau flux de travail d’approbation. Un nouveau collaborateur crée des tâches pour le service RH, le service informatique et le responsable de la ligne.
Lorsque le module HR ne prend pas en charge complètement ces connexions, la complexité revient aux feuilles de calcul, aux e-mails et à la gestion manuelle des suivis.
La complexité réside dans les exceptions
Un processus standard est relativement facile à digitaliser.
Le véritable test commence lorsque la réalité quotidienne diverge du scénario standard.
Un employé devient indisponible peu avant un travail de nuit. Un collègue prend la relève pour une partie seulement des heures. Un employé temporaire travaille dans plusieurs sites. Un changement de contrat nécessite l’approbation de plusieurs personnes. Les heures travaillées et les primes doivent être correctement enregistrées dans le système de paie.
Chaque scénario individuel peut sembler gérable.
Mais lorsque des exceptions comme celles-ci surviennent chaque jour, une simple enregistrement de base ne suffit plus. Les ressources humaines ont besoin de flux de travail capables de suivre les changements et de transférer automatiquement les informations correctes à la phase suivante.
C’est souvent là que le module général de gestion des ressources humaines prend fin et que la plateforme de gestion des ressources humaines spécialisée commence à créer de la valeur.
Le remplacement du système ERP n’est pas toujours la solution
Lorsque les entreprises rencontrent les limites de leur module RH, elles peuvent penser qu’elles sont confrontées à un choix radical.
Soit ils continuent de travailler dans les limites du système ERP.
Ou bien ils remplacent une partie substantielle de leur environnement existant.
Cette distinction n'est pas nécessairement valable.
Un système ERP peut conserver son rôle central dans les fonctions financières, d’inventaire, d’approvisionnement et dans d’autres processus métier essentiels. En même temps, une plateforme de ressources humaines spécialisée peut gérer l’ensemble du flux de travail des employés et échanger des données pertinentes avec le système ERP.
L'objectif n'est pas de placer des systèmes l'un à côté de l'autre sans intégration.
L’objectif est de permettre à chaque système de remplir le rôle pour lequel il est le mieux adapté.
Le système ERP gère le contexte d’entreprise dans son ensemble. La plateforme RH offre la profondeur nécessaire aux processus liés aux ressources humaines. Les intégrations garantissent que les données n’ont pas besoin d’être transférées manuellement à nouveau.
Où une plateforme de ressources humaines spécialisée fait la différence
Une plateforme de ressources humaines spécialisée ne commence pas seulement par la question de savoir quelles données sur les employés doivent être stockées.
Cela commence par la question de savoir comment les processus RH fonctionnent en pratique.
Comment un contrat passe par différentes étapes d’approbation ?
Que se passe-t-il lorsque l'horaire change ?
Comment les heures de travail, les primes et les absences sont-elles prises en compte dans le calcul de la paie ?
Quelles tâches doivent-elles être accomplies lorsque quelqu'un rejoint ou quitte l'organisation ?
Quelles informations ont besoin le personnel RH, les finances et la direction pour prendre des décisions ?
Cette approche orientée vers le processus permet non seulement de gérer les informations RH, mais aussi de structurer et d’automatiser les processus sous-jacents.
Comment Aisitec renforce les systèmes ERP
Aisitec ne se positionne pas comme un substitut des systèmes ERP.
Cette plateforme complète la couche RH, où les modules ERP généraux manquent souvent d’une profondeur suffisante.
Aisitec relie l’administration des ressources humaines, les contrats et les autorisations, l’intégration et la démission des employés, le suivi des heures de travail, les horaires de travail, les absences, la préparation des états de paie et la gestion des rapports dans un seul et même écosystème RH.
En même temps, la plateforme peut être intégrée aux environnements ERP et de paie existants.
Cela permet aux organisations de conserver leur infrastructure existante tout en donnant aux ressources humaines accès à des processus et à des fonctionnalités qui permettent de mieux gérer une équipe de travail complexe.
Une organisation n’a donc pas besoin de choisir entre la puissance d’un système ERP et la profondeur d’une plateforme de ressources humaines spécialisée.
Les deux peuvent se renforcer mutuellement.
Ne choisissez pas entre les systèmes. Définissez leurs rôles correctement
La question pertinente n’est pas de savoir si un système ERP est bon ou mauvais en matière de ressources humaines.
La meilleure question est :
Quel rôle doit jouer notre système ERP et quelles sont les zones de complexité RH qui nécessitent une solution spécialisée ?
Lorsque l’organisation définit clairement cette limite, elle évite deux problèmes.
D’un côté, il n’est pas nécessaire de surcharger le système ERP avec des personnalisations étendues pour des processus pour lesquels il n’avait pas été initialement prévu.
D'un autre côté, cela empêche le service des ressources humaines de dépendre à nouveau de outils séparés et de procédures intermédiaires manuelles.
Les systèmes ERP restent des plateformes commerciales puissantes.
Mais à mesure que le rôle de la gestion des ressources humaines devient plus complexe, le pouvoir en soi ne suffit pas.
Il faut également une profondeur, une flexibilité et des flux de travail connectés.
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